Asistente de gerencia Santiago Centro experiencia previa Full Time Cupo Fijo
- Santiago Centro
- Permanente
- Tiempo completo
Formación profesional en Ingeniería en RRHH, Administración de Empresas, Ingeniería Comercial, Psicología o carreras afines.
Excel intermedioHabilidades y capacidades necesarias para el cargo
Administrar el calendario Programar, confirmar y organizar citas, reuniones, entrevistas, presentaciones, almuerzos, tiempos de traslados, viajes y eventos.
Filtrar y priorizar Evaluar la urgencia e importancia de las solicitudes de tiempo, asegurando velar por las necesidades y estrategias del gerente.
Preparación de reuniones Organizar la logística sala, equipos, material. Gestionar los detalles de la reunión ubicación, hora, link cuando es online o híbrida, citar participantes cuestionarse quién debería estar en cada reunión que se coordina.
Participar de las reuniones semanales con subgerentes de cada área, tomar atención y estar atenta a los proyectos y gestiones de cada área, entender el ecosistema es importante para priorizar y detectar necesidades y dolores.
Participar y gestionar las reuniones de equipo de gerencia cada dos semanas citar, ver ubicación, estar atenta a quienes no pueden asistir, hacer minuta de la reunión, gestionar posibles cancelaciones y reagendamientos de la reunión.
Gestión de emails y llamadas Filtrar, responder, redactar borradores y reenviar correos electrónicos y llamadas telefónicas.
Redacción y edición Elaborar, revisar y formatear documentos, presentaciones, informes, cartas y comunicados internosexternos.
Enlace de comunicación Actuar como punto de contacto entre el gerente y el personal interno, clientes, proveedores y otras partes interesadas.
Priorizar la agenda de acuerdo a las necesidades de la gerencia estar siempre atento a la necesidad de cancelar o reagendar reuniones, y mantener una relación respetuosa ante la otra parte.
Archivo y documentación Establecer y mantener sistemas de archivo físicos y digitales eficientes para documentos importantes y confidenciales.
Preparación de informes Recopilar datos, investigar y preparar resúmenes o informes según sea necesario para la toma de decisiones.
Gestión de la información asegurar que el gerente y el equipo tengan acceso rápido a la información y los recursos que necesitan.
Coordinación de proyectos Apoyar en la planificación, seguimiento y control de proyectos específicos, asegurando el cumplimiento de plazos.
Investigación Realizar búsquedas de información y datos.
Preparación de presentaciones Crear o editar presentaciones visuales PowerPoint, Google Slides para reuniones o conferencias.
Responsabilidad de coordinar y hacer seguimiento a proyectos específicos o tareas delegadas por la jefatura.
Reservas de viaje Gestionar vuelos, hoteles, transporte y seguros de viaje.
Preparación de itinerarios Crear agendas de viaje detalladas.
Gestión de gastos Procesar y conciliar los informes de gastos de viaje del gerente.
Rendición de cuentas hacer rendiciones de cuentas semanalmente completando el formulario y enviándolo a finanzas. Para esto es necesario recopilar boletas y pedidos realizados de manera online.
Asegurar mensualmente que cada subgerente complete su parte de la presentación y sus proyectos ante el directorio para que la gerencia pueda presentar los avances. Tenerlo listo una semana antes del día que se realiza el directorio.
Recepción y visitantes Atender a visitantes, clientes o socios que acudan a la oficina.
Apoyo y acompañamiento durante eventos, paneles, entrevistas.
Asegurar el buen manejo del tiempo, estar atenta a las reuniones para llegar a tiempo.
Manejo de equipos Asegurar el funcionamiento adecuado de equipos de oficina para las reuniones, sobre todo teniendo en cuenta las reuniones híbridas.
Apoyo al equipo Asistir a otros miembros del equipo directivo o del departamento cuando sea necesario.
Anticipar necesidades Identificar y abordar posibles problemas o requerimientos antes de que se conviertan en urgencias.
Resolución de conflictos menores Manejar situaciones cotidianas y resolver problemas administrativos de forma autónoma.
Confidencialidad Manejar información sensible y confidencial con la máxima discreción y profesionalismo.
Te estaremos esperando
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