Asistente de gerencia / Santiago Centro (experiencia previa)
- Santiago Centro
- Permanente
- Tiempo completo
🎓 Formación profesional en Ingeniería en RRHH, Administración de Empresas, Ingeniería Comercial, Psicología o carreras afines.
📊 Excel intermedio🚀 Habilidades y capacidades necesarias para el cargo:
Administrar el calendario: Programar, confirmar y organizar citas, reuniones, entrevistas, presentaciones, almuerzos, tiempos de traslados, viajes y eventos.
Filtrar y priorizar: Evaluar la urgencia e importancia de las solicitudes de tiempo, asegurando velar por las necesidades y estrategias del gerente.
Preparación de reuniones: Organizar la logística (sala, equipos, material). Gestionar los detalles de la reunión: ubicación, hora, link (cuando es online o híbrida), citar participantes (cuestionarse quién debería estar en cada reunión que se coordina).
Participar de las reuniones semanales con subgerentes de cada área, tomar atención y estar atenta a los proyectos y gestiones de cada área, entender el ecosistema es importante para priorizar y detectar necesidades y dolores.
Participar y gestionar las reuniones de equipo de gerencia (cada dos semanas): citar, ver ubicación, estar atenta a quienes no pueden asistir, hacer minuta de la reunión, gestionar posibles cancelaciones y reagendamientos de la reunión.
Gestión de emails y llamadas: Filtrar, responder, redactar borradores y reenviar correos electrónicos y llamadas telefónicas.
Redacción y edición: Elaborar, revisar y formatear documentos, presentaciones, informes, cartas y comunicados internos/externos.
Enlace de comunicación: Actuar como punto de contacto entre el gerente y el personal interno, clientes, proveedores y otras partes interesadas.
Priorizar la agenda de acuerdo a las necesidades de la gerencia; estar siempre atento a la necesidad de cancelar o reagendar reuniones, y mantener una relación respetuosa ante la otra parte.
Archivo y documentación: Establecer y mantener sistemas de archivo (físicos y digitales) eficientes para documentos importantes y confidenciales.
Preparación de informes: Recopilar datos, investigar y preparar resúmenes o informes según sea necesario para la toma de decisiones.
Gestión de la información: asegurar que el gerente y el equipo tengan acceso rápido a la información y los recursos que necesitan.
Coordinación de proyectos: Apoyar en la planificación, seguimiento y control de proyectos específicos, asegurando el cumplimiento de plazos.
Investigación: Realizar búsquedas de información y datos.
Preparación de presentaciones: Crear o editar presentaciones visuales (PowerPoint, Google Slides) para reuniones o conferencias.
Responsabilidad de coordinar y hacer seguimiento a proyectos específicos o tareas delegadas por la jefatura.
Reservas de viaje: Gestionar vuelos, hoteles, transporte y seguros de viaje.
Preparación de itinerarios: Crear agendas de viaje detalladas.
Gestión de gastos: Procesar y conciliar los informes de gastos de viaje del gerente.
Rendición de cuentas: hacer rendiciones de cuentas semanalmente completando el formulario y enviándolo a finanzas. Para esto es necesario recopilar boletas y pedidos realizados de manera online.
Asegurar mensualmente que cada subgerente complete su parte de la presentación y sus proyectos ante el directorio para que la gerencia pueda presentar los avances. Tenerlo listo una semana antes del día que se realiza el directorio.
Recepción y visitantes: Atender a visitantes, clientes o socios que acudan a la oficina.
Apoyo y acompañamiento durante eventos, paneles, entrevistas.
Asegurar el buen manejo del tiempo, estar atenta a las reuniones para llegar a tiempo.
Manejo de equipos: Asegurar el funcionamiento adecuado de equipos de oficina para las reuniones, sobre todo teniendo en cuenta las reuniones híbridas.
Apoyo al equipo: Asistir a otros miembros del equipo directivo o del departamento cuando sea necesario.
Anticipar necesidades: Identificar y abordar posibles problemas o requerimientos antes de que se conviertan en urgencias.
Resolución de conflictos menores: Manejar situaciones cotidianas y resolver problemas administrativos de forma autónoma.
Confidencialidad: Manejar información sensible y confidencial con la máxima discreción y profesionalismo.
¡Te estaremos esperando!