Asistente de Dirección y Servicios Generales Las CondesQuilicura
- Las Condes, Santiago
- Permanente
- Tiempo completo
Ser la cara visible de la compañía, recibir a los clientes internos y externos, proveedores, documentación y llamadas derivándolas al Departamento correspondiente, asegurando la fluidez de la comunicación. Brindar soporte a los distintos Departamentos en labores administrativas en especial el área de Recursos Humanos, coordinando las acciones necesarias para el cumplimiento de objetivos.Algunas de tus tareas serán
Mantener comunicación, control y coordinación constante con el personal de portería, recibiendo a las personas externas que vengan a reuniones o a visitar a los distintos Departamentos, asegurando que sean atendidos debidamente.
Recepcionar correspondencia global de la Cia y derivarla a las áreas correspondiente, llevando un rgeistro de recibo y entrega en línea con la guardia.
Recibir a los proveedores, visitas, clientes y documentación que llegue a la Compañía que se le será entregada por la portería de forma diaria, siguiendo el procedimiento de recepción de personas y documentación de la Compañía.
Contestar las llamadas telefónicas que entran a la central, derivarlas a las personas correspondientes y tomar los mensajes para los distintos Departamentos de la Compañía. Contestar también preguntas frecuentes y simples de clientes internos y externos.
Llevar un inventario de la bodega de insumos de oficina y materiales de aseo, enviando a tiempo la solicitud de stock mensual a DIMERC que debe ser aprobada por la DAF, de manera de que no se produzcan quiebres en los insumos. Llevar control de materiales que se solicitan por los trabajadores y lo que se entrega.
Coordinación de viajes y traslados nacionales e internacionales Traslados, Vuelos, Hoteles, POB para los miembros del área Comercial y Administrativa cuando corresponda con previa autorización de jefaturas, entregando respuesta a los requerimientos en un plazo no mayor a 48 horas hábiles, cumpliendo con el Manual de Procedimientos del área. Envió de Consignas de Seguridad a nuestras visitas del extranjero.
Coordinación de salas de reuniones por Outlook, manteniendo un calendario organizado sin sobreponer reuniones en un mismo horario. Control diario de salas de reuniones que tengan los suministros y estén limpias y ordenadas antes y después de cada reunión.
Llevar registro de los anexos telefónicos y distribuirla cada vez haya un cambio a todo el personal.
Coordinar reuniones trimestrales y consolidación de presentaciones.
Coordinación de agenda de Inducción Corporativa de nuevos trabajadores.
Coordinar cumpleaños de trabajadores de forma mensual, fecha sugerida a mediados de cada mes.
Coordinación de salas para coordinación de capacitaciones y materiales.
Respetar y difundir la importancia del respeto de las normas de HSQE y la legislación vigente.
Respetar la confidencialidad de los temas a trabajar, tanto generales de Recursos Humanos y de Dirección General.Qué necesitamos de ti
Estudios técnicoprofesionales en Administración o Secretariado.
Computación a nivel usuario, manejo de Word, PPT Excel.
Idioma Inglés intermedio ideal.Condiciones
lunes a viernes de 0900hrs a 1800hrs. Viernes hasta las 1630hrs 45 minutos de colación.
Oficina en Las Condes y Quilicura.
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